Vid en kontroll i kommunens diarium visar det sig att ingenting diarieförts i Systemteknikaffären efter den 14 september 2017 trots ett antal nya handlingar. Genomgående är också att handlingarna i ärendet diarieförs väldigt sent. Utdrag ur kommunens diarium:
| KS14.959-85 | Inlaga avseende rättegångskostnader i mål nr 3264-16 | 2017-02-06 |
| KS14.959-86 | Arbetsredogörelse bilaga till kostnadsräkning i mål nr 3264-16 | 2017-02-06 |
| KS14.959-87 | Slutlig dom i mål nr 3264-16 | 2017-02-06 |
| KS14.959-88 | Brev – Bilaga till förlikningsavtal | 2017-08-16 |
| KS14.959-89 | 2017-08-16 | |
| KS14.959-90 | Tjänsteskrivelse om Delegation avseende beslut om förlikning | 2017-08-22 |
| KS14.959-91 | Brev från privatperson | 2017-09-14 |
Från 2017-02-06 fram till 2017-09-14 är det ytterligare sju handlingar som inte är registrerade.
En jämförelse mellan handlingars datering, tingsrättens diarium och kommunens diarium ger följande resultat:
| Ärende | Skickat/Inkom | Diariefört |
| Brev om felfakturering | 2014-10-04 | 2014-11-10 |
| Polisanmälan | 2014-10-24 | 2014-11-10 |
| Stämningsansökan | 2015-04-29 | 2015-07-17 |
| Föreläggande | 2015-05-11 | 2015-08-18 |
| Brev från privatperson | 2017-09-14 | 2017-09-14 |
| Yttrande fr Systemteknik | 2017-09-12 | Ej diariefört |
| Yttrande från kommunen | 2017-10-25 | Ej diariefört |
| Skrift från kommunen | 2017-11-01 | Ej diariefört |
| Föreläggande | 2017-11-20 | Ej diariefört |
| Aktbilaga fr tingsrätten | 2017-11-22 | Ej diariefört |
| Kallelse fr tingsrätten | 2017-11-30 | Ej diariefört |
| Yttrande från kommunen | 2017-12-11 | Ej diariefört |
| Föreläggande | 2017-12-13 | Ej diariefört |
| Vittnesattester | 2017-12-13 | Ej diariefört |
Enligt sekretesslagen skall allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Så sker uppenbarligen inte i systemteknikaffären. Kommunens förfarande hindrar insyn och gör det svårt att följa ärendet för såväl press som förtroendevalda.
Kommunens diarium: Skriv systemteknik i sökrutan
Det framgår av offentlighets- och sekretesslagen att handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller har upprättats av en myndighet. Om en inkommen eller upprättad handling inte omfattas av sekretess behöver dock handlingen inte registreras om handlingen hålls ordnad. Det ska med enkelhet framgå om handlingen har kommit in eller om den har upprättats och när detta skedde. Det ska även vara möjligt att söka upp handlingen på ett enkelt sätt. Alla handlingar i ärendet om rättstvisten med Systemteknik har inte registrerats. De hålls dock ordnade i en medarbetares e-post.
Kommunen har på så vis inte ur ett juridiskt perspektiv brustit i sin hantering av handlingarna. Däremot har kommunen brustit i sin ambition att vara transparent för media, invånare och förtroendevalda. Ett uppdaterat diarium är en förutsättning för detta. Det har inte varit kommunens avsikt att dölja någon information. Anledningen till att handlingarna inte har registrerats är hög arbetsbelastning. Kommunen beklagar detta.
Kommunens generella inställning är att handlingar som tillför ett ärende något i sak bör diarieföras så fort som möjligt. Diarieföring av handlingar i ärendet om rättstvisten med Systemteknik kommer därför att ske inom kort.
Med vänlig hälsning
Marcus Starcke
Administrativ chef
Stab och utveckling
Lerums kommun