I den kommunala demokratin är förvaltningen politikernas verktyg för att genomföra vallöftena till väljarna. Förvaltningen ska verkställa de politiska besluten, ha ordning och reda samt i resultatuppföljningar visa hur väl man lyckats, eller misslyckats. Ett annat, kanske ännu viktigare uppdrag är att förse politikerna med beslutsunderlag. Välskrivna utredningar som allsidigt belyser, analyserar och konsekvensbeskriver de frågor som politikerna ska besluta om. Lerums kommunförvaltning har uppenbarligen inte uppfattat sitt utredningsuppdrag på det sättet, i varje fall inte i ett nu aktuellt ärende. För det kan väl inte vara så att förvaltningen försöker vilseleda politikerna genom en ofullständig utredning. Bristfälligt utredningsarbete är givetvis oacceptabelt i alla ärenden, men än mer anmärkningsvärt och allvarligt i ett ärende som har sådan politisk tyngd som öppenhet och möjligheter till insyn och inflytande. Vilken roll har kommundirektören tagit i förvaltningens arbete? Ytterst är det kommundirektören som har ansvar för att det inom förvaltningen finns erforderlig kompetens och att uppdragen utförs på ett godtagbart sätt.
Kommunens utredning
I den aktuella utredningen, 16 sidor lång och författad av en anonym utredare, klargörs att det är olämpligt att underlätta demokratisk insyn genom att publicera kommunstyrelsens diarium på webben samt att utöka publiceringen av protokoll till fler än de senaste två åren. För läsaren är utredningen i det närmaste omöjlig att förstå. Även för en jurist är den svår att ta till sig. Ett exempel ur texten; ”Missbruksregeln förekommer inte i GDPR och GDPR är således tillämplig på all behandling av personuppgifter oavsett om personuppgifterna är sökbara och/eller förekommer i löpande text. Med det följer att en publicering av kallelser, handlingar och protokoll på en webbsida måste ha ett så kallad rättslig grund”.
Utredaren staplar risker, problem och kostnader på varandra. Genomgående påstås att risken är stor att personuppgifter publiceras. Därutöver anser utredaren att tillgänglighetslagen är ett hinder och att e-förslagets genomförande skulle kunna innebära att någon viss grupp med funktionsvariation drabbas. Utredaren ger också sken av att kommunen skulle kunna drabbas av höga skadestånd om personuppgifter röjs. Den som skrivit utredningen verkar inte ha kunskap om att det ytterst sällan finns personuppgifter eller uppgifter som är föremål för sekretess i kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges handlingar.
Beskrivningen av kostnaderna är högst förvirrande. Först anges en engångskostnad på 120 000 – 150 000 kronor. Sedan en månadskostnad på 900 kr. Därefter nämns att det finns möjlighet att utveckla systemet så att det letar upp personuppgifter. Engångskostnaden skulle vara 380 000 kronor, underhållskostnaden 68 400 kronor per år och driftskostnaden 18 095 kr/månad.
Sammantaget beskrivs hindren som nästintill oöverstigliga. Sekretessuppgifter kan röjas, tillgänglighetslagen kan brytas emot, höga kostnader för datasystemen samt att det inte finns personal som har tid att utföra arbetet osv.
I förslaget till beslut skriver förvaltningen i en enda mening att de möjligheter till insyn som redan finns fungerar väl. Det hade givetvis varit på sin plats att i utredningen beskriva hur det fungerar idag. Hur det går till att söka uppgifter; vilka det är som använder sig av systemet, vilken tid det tar att få fram uppgifter samt vilken personalresurs som tas i anspråk. Likaså uppgifter om vilka det är som tycker att det fungerar bra, samt om det finns några som inte är nöjda.
Hur gör man i andra kommuner?
Ett krav som kan ställas på en allsidig utredning är att den ska innehålla en omvärldsanalys, dvs. ge exempel på hur andra har gjort och vilka deras erfarenheter är – positiva och negativa. Utredaren nämner inte att 60 kommuner publicerar sina diarier utan att drabbas av skadestånd. Inte heller nämns att 234 kommuner utöver kommunstyrelse- och fullmäktigeprotokoll även publicerar protokoll från socialnämnden och miljö-och byggnadsnämnden. Mölndals kommun publicerar, utan problem, protokoll från 1971. I myndighetsnämndernas protokoll stryker man över allt som är uppgifter som kan härledas till person. Det är bara 39 kommuner av totalt 290, varav Lerums kommun är en, som begränsar sig till att publicera protokoll till enbart innevarande och närmast föregående år. När det gäller att värdera de beräknade kostnaderna för Lerums kommun hade varit enkelt att fråga några av de 60 kommuner som redan har webbdiarium.
Dataskyddsombudets yttrande
Yttrande från Göteborgsregionens Dataskyddsombud har bifogats till utredningen. På ett lättförståeligt sätt redogör han på tre sidor för vad som krävs för att inrätta ett webbdiarium. Han ger också råd om vilka risker man ska vara uppmärksam på. Han konstaterar att frågan om webbdiarium är ett politiskt ställningstagande. ”Det kan till och med vara så att det är att rekommendera i vissa fall som en serviceåtgärd för allmänheten, trots att det inte finns något krav att tillhandahålla det.”
Förvaltningens förslag till beslut
Utredningen ligger till grund för en tjänsteskrivelse (KS 21.656) ställd till kommunstyrelsen och undertecknad av systemförvaltaren och kommunjuristen. I tjänsteskrivelsen förenklas dataskyddsombudets yttrande grovt. De skriver bara att dataskyddsombudet kommit till samma slutsatser som förvaltningen när det gäller webbdiarium. Slutklämmen i tjänsteskrivelsen lyder så här: ”Den arbetsinsats, de kostnader och de risker som är förenade med sådana publiceringar är varken finansierade eller, enligt förvaltningens bedömning, motiverade, med grund i den möjlighet till insyn som redan erbjuds och vilken, såvitt förvaltningen äger kännedom om, fungerar väl.”
Politiskt beslut
Frågan om demokratisk insyn är ett politiskt beslut! De politiska partierna kan ha olika inställning i frågan. Förvaltningen/utredaren ska genom en väl genomförd utredning förmedla fakta och därefter överlåta åt politikerna att värdera och göra sina egna bedömningar. I den här utredningen gör utredaren/förvaltningen och förvaltningschefen (kommundirektören) bedömningen att det är onödigt och för dyrt att förbättra den demokratiska insynen.
Man kan även ifrågasätta om det var rätt av förvaltningen att ta upp det här politiskt viktiga ärendet när det återstår bara två månader av mandatperioden? Nu är det ledamöterna i den avgående kommunstyrelsen som ska fatta beslutet. Hade det inte varit riktigare att vänta och låta ledamöterna den tillträdande kommunstyrelsen besluta?
Som dataskyddsombudet så riktigt konstaterar är publicering av diarium och protokoll en serviceåtgärd gentemot allmänheten. En ökad insyn skulle underlätta för våra förtroendevalda och även underlätta/förbättra massmedias bevakning. Allmänheten får sin huvudsakliga information om kommunen genom massmedia. Det är därför viktigt att massmedia på ett enkelt sätt kan söka och få tillgång till information. Kommunens förtroendevalda skulle dra nytta av att kunna söka efter handlingar i diariet och att ha tillgång till äldre protokoll. Även för kommunens personal skulle det vara värdefullt att i sitt arbete ha dessa sökmöjligheter.
Utredning, dataskyddsombudets yttrande samt tjänsteskrivelse.
Text: Lennart Lauenstein
